Gestion administrative - assistant de formation
Paris (75) Budget : 2 000 à 5 000 € Publié le 07/03/26
Description de la mission
Dans le cadre du lancement d’une École de formation inter‑établissements rassemblant plusieurs universités de recherche, nous recherchons un·e stagiaire pour renforcer l’équipe opérationnelle.
La personne contribuera directement à l’organisation, la gestion administrative et la coordination des formations déployées en 2026–2027.
> Missions principales
1. Gestion administrative des formations
Rédiger et préparer l’ensemble des documents contractuels :
contrats formateurs, conventions, devis, bons de commande, fiches de présence, attestations, questionnaires d’évaluation.
Assurer le suivi pédagogique et administratif des participant·es : inscriptions, convocations, feuilles d’émargement, relances.
Mettre en place et suivre les process administratifs ( classement, archivage, procédures internes, Drive/SharePoint).
2. Organisation et logistique
Préparer et coordonner l’organisation des formations :
réservation de salles, restauration, matériel technique, accueil, badge, signalétique.
Gérer les agendas, planifier les interventions et assurer la coordination des plannings.
Coordonner les relations avec les formateurs, prestataires, services internes, établissements partenaires.
3. Gestion financière et comptable
Participer à la facturation des actions de formation.
Préparer les devis, effectuer les relances, suivre les encaissements.
Assurer la préparation comptable : suivi budgétaire, tableaux de bord, reporting simple.
Mettre en place des outils de suivi financier (tableaux, relances, prévisionnel).
4. Communication et valorisation
Concevoir des supports de communication (flyers, fiches programme, présentations PPT).
Contribuer à la communication digitale (mailings, mise à jour site/SharePoint, relai d’informations).
Participer à la mise en valeur des retours d’expérience et à la production de contenus (bilan, synthèse, infographies).
> Compétences techniques
Excellentes capacités d’organisation et de coordination.
Aisance en gestion administrative, rédaction et mise en forme de documents.
Compétences en gestion de planning, suivi de projet et reporting.
Maîtrise des outils numériques : Excel, Word, PowerPoint, Drive/SharePoint, outils de formulaires (Microsoft Forms, Google Forms).
Sensibilité aux questions de formation, pédagogie ou logistique événementielle (appréciée).
Télétravail : En majorité, présentiel ponctuel lors des formations si nécessaire (<10j)
Budget : à négocier
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