Assistant.e administration, rh, office management

  Paris (75)      Budget : 10 000 à 20 000 €      Publié le 09/02/26

Administratif - Finance     

Description de la mission

Nous cherchons un.e assistant.e administratif, RH et office manager en freelance pour une entreprise d'environ 50 personnes, basée à Paris (10e), qui propose des missions de conseil en RSE/Développement Durable et édite un logiciel de reporting ESG/RSE pour des entreprises et acteurs financiers français et internationaux.

Les bureaux sont à Paris, mais une partie du travail peut être réalisée en télétravail.
Nous estimons le besoin à 2 jours par semaine, non fixés (à discuter).

1) Administration & back-office
Gestion du courrier, Suivi administratif (contrats, attestations, assurances, Kbis), Gestion des achats courants et des renouvellements (abonnements, licences, fournitures)
2) Facturation & support comptable/financier
Collecte, contrôle et centralisation des pièces (factures fournisseurs, notes de frais, justificatifs)
Préparation mensuelle du “package compta” : exports, contrôles de cohérence, échéanciers, interface expert-comptable
Relances clients de premier et second niveau, suivi des litiges administratifs (PO manquants, coordonnées, mentions)
Préparation des virements fournisseurs hebdomadaires, et gestion des éventuelles relances fournisseurs
3) RH, administration du personnel
A. Cycle de vie salarié (onboarding/offboarding)
Préparation du dossier d’embauche : collecte des pièces, coordination des informations, checklists
Coordination des démarches : DPAE, mutuelle/prévoyance, médecine du travail, registre du personnel
Mise en place des accès/outils et préparation du matériel avec l’IT
Offboarding complet : clôture accès, récupération matériel, documents de sortie, archivage
B. Contrats & conformité administrative
Gestion des contrats et avenants : préparation à partir de trames, circuit de validation, signature, archivage
Suivi des périodes d’essai, renouvellements, fins de CDD, échéances administratives avec système d’alertes
C. Paie & variables en collaboration avec l’expert-comptable
Collecte et contrôle des variables de paie : absences, titres-resto, transport, primes, avantages
Interface avec le prestataire de paie/cabinet : transmission, vérification, corrections, diffusion des bulletins
Gestion des demandes administratives des salariés (attestations, justificatifs, questions paie/mutuelle), avec confidentialité
Contrôle des notes de frais et envoi Direction pour validation
D. Temps de travail, congés, absences
Tenue et fiabilisation du suivi des congés/absences (CP, RTT le cas échéant, arrêts maladie, télétravail)
Contrôle des justificatifs et mise à jour des registres et documents internes associés
Mise à jour des procédures internes : notes de frais, télétravail, charte matériel, etc.
4) Office management
Locaux / coworking : relation avec le gestionnaire, suivi des incidents, demandes de maintenance, prestations (ménage, sécurité, chauffage), achats fournitures
Matériel & inventaire : tenue d’un inventaire à jour, préparation et attribution (PC, écrans, accessoires), renouvellement, SAV, restitution et remise en état.