Ml - agence d'architecture - assistant(e) de direction

ouvert

Montrouge (92) Budget : 2 000 à 5 000 € Publié le 17/07/26

Description de la mission

- Secrétariat général
• Accueil physique et téléphonique, traitement du courrier, tenue des agendas (organisation de réunions et déplacements), gestion des fournitures de bureau.
• Archivage et gestion des documents.
• Assistance aux Associés dirigeants dans toutes démarches administratives pour l’ensemble de leurs sociétés.
- Gestion administrative, comptable et financière
• Recueil des factures et tous documents nécessaires à la comptabilité et transmission à l’expert-comptable.
• Centralisation des informations relatives aux bulletins de salaire (congés, absences, indemnités…) et transmission à l’expert-comptable.
• Saisie des règlements fournisseurs et salaires.
• Mise à jour des indicateurs CA et trésorerie.
• Recueil des informations et transmission de la déclaration d’assurance annuelle des architectes à la « MAF ».
- Gestion des contrats et notes d’honoraires
• Assistance au chef d’agence dans la lecture et rédaction des contrats avec les clients.
• Edition des notes d’honoraires, transmission aux clients, suivi et relances paiements clients.
- Assistance « projets »
• Déclaration préalable au dépôt d’un permis de construire auprès de l’Ordre des architectes.
• Élaboration des dossier administratifs pour la participation aux concours.
• Traitement administratif des situations des entreprises dont l’avancement a été préalablement validé par le maître d’œuvre d’exécution.
• Contrôle et mise à jour des dossiers administratifs des entreprises.
• Contrôle des demandes d’agrément de sous-traitants.
• Assistance selon les besoins dans toutes démarches administratives liées au suivi du chantier (édition et envoi de courriers, relances diverses).
• Transmission à l’avocat et à la « MAF » de toute correspondance relative aux sinistres et envoi des documents demandés par ces derniers.
- informatique: logiciel BIMOFFICE