Office manager/services generaux

  Clichy (92)      Budget : moins de 500 €      Publié le 24/06/26

Administratif - Finance     

Description de la mission

Rattachement hiérarchique : Senior Office Manager (SOM)

Responsabilités principales
L’Office Manager est le coordinateur clé de la vie de bureau. Il/elle veille au bon fonctionnement des activités administratives et logistiques, afin d’assurer un environnement de travail efficace, bien organisé et agréable. Cette liste de missions n’est pas exhaustive.

1. Administratif
• Coordination avec le/la SOM concernant les contrats avec les prestataires externes (fournitures, maintenance, etc.)
• Organisation logistique et assistance lors des réunions et événements internes
• Rédaction de rapports, courriers et documents administratifs
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Veille au respect des standards RWE, notamment en matière de lignes directrices de l’entreprise pour les négociations contractuelles et les fonctions de support
• Gestion des relations avec les responsables techniques de l’immeuble (coordination régulière)

2. Services Généraux & Vie de Bureau
• Supervision de l’aménagement et de la maintenance des locaux, suivi étroit des travaux de rénovation et reporting au SOM
• Suivi des stocks de fournitures de bureau et réapprovisionnement si nécessaire
• Point de contact principal pour les fournisseurs et prestataires (gestion de la base de données fournisseurs)
• Garantie de la continuité des opérations sur le site de Clichy et dans les espaces de coworking, en coordination régulière avec le bailleur, la gestion de l’immeuble et les parties prenantes
• Suivi des besoins en matériel informatique de base
• Transmission des demandes ou escalades de sécurité via TCI au service Sécurité du Groupe
• Gestion de la flotte automobile
• Supervision de la conformité aux règles de sécurité au travail et maintien des procédures de santé et sécurité (trousses de secours, plans d’évacuation, etc.) dans tous les bureaux en France
• Gestion de l’outil de notes de frais en l’absence du SOM
• Mise en place et maintien des salles de réunion et des espaces communs propres, fonctionnels et bien approvisionnés
• Point de contact principal pour tous les collaborateurs RWE
• Veille au bon fonctionnement et à la maintenance des locaux
• Gestion des rapports liés aux services généraux
• Onboarding des nouveaux collaborateurs (téléphone portable, etc.)
• Organisation d’événements d’équipe et contribution à la culture d’entreprise
• Assistance au SOM dans la coordination de projets internes
• Facilitation de la communication interservices
• Gestion de l’application des politiques d’accès et d’accueil des visiteurs
• Participation aux réunions de l’équipe TCI globale et mise à jour régulière des rapports au niveau européen
• Soutien continu au SOM
• Garantir un workplace toujours en ligne avec les guidelines de RWE et aussi un workplace agréable et inclusif pour tous les collaborateurs