Office manager
Neuilly-sur-Seine (92) Budget : 10 000 à 20 000 € Publié le 14/06/23
Description de la mission
Office Manager Good Coaching – Temps partiel - Freelance
Nous sommes un cabinet de coaching au service des entreprises. Nous accompagnons les dirigeants, managers et équipes dans la recherche de la performance et du bien-être au travail. Nous sommes aujourd’hui 7 coachs, 4 à temps plein en région parisienne et 3 en temps partiel en région (Toulouse, Lyon et Bordeaux). Nos locaux sont à Neuilly-sur-Seine où nous travaillons ensemble, recevons nos clients et organisons des after-work. Nous intervenons également chez nos clients et à distance par Visio.
L’entreprise existe depuis 3 ans et nous sommes en croissance continue. Nous cherchons aujourd’hui à organiser et optimiser notre temps et nos processus commerciaux et administratifs. C’est dans ce cadre que nous recherchons un(e) Office Manager à temps partiel. La charge de travail actuel est estimée à 2 jours par semaine, celle-ci pouvant évoluer en fonction de notre développement.
Nous cherchons une personne qui organisera son temps en fonction de la charge est des priorités du moment et qui saura se rendre disponible pour des réunions mensuelles d’équipe et des points hebdomadaires planifiés à l’avance ainsi que pour des points ad hoc selon les projets en cours. La mission est majoritairement en télétravail, avec la possibilité de se rendre sur place à Neuilly pour des réunions importantes.
Responsabilités
• L’assistanat « traditionnel » : gestion d’agendas, planification de réunions, organisation et coordination d’évènements internes et externes
• L’assistanat commercial : organisation et mise à jour du fichier clients, organisation des relances, rédaction de propositions et contrats
• La gestion des services généraux : gestion des stocks et commande de fournitures, gestion des contrats avec les prestataires, référent matériel et IT
• Comptabilité : gestion des factures et des paiements, suivi du budget et optimisation des coûts, interface avec le cabinet comptable
Qualités personnelles
• Grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit
• Excellentes qualités relationnelles. Capacité à s’adapter aux différents contextes et interlocuteurs, même si ces derniers présentent des personnalités différentes
• Sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation
• Polyvalence et autonomie
• Sens de l’écoute et la discrétion
• Débrouillardise, bon sens et dynamisme
• Capacité de prise de décision permettant de prendre les initiatives adaptées à la situation ainsi que les solutions adéquates devant un éventuel problème
• Curiosité, la soif d’apprendre. Envie d’apprendre tous les jours, de s’enquérir des nouvelles méthodes et techniques, de s’enrichir sur tous les plans liés à son travail et de s’améliorer constamment
Compétences techniques
• Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, généralement de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint…)
• Excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs…)
• Pratique des processus comptables, y compris en interface avec le cabinet comptable
• Anglais : un plus
• Capacité d'acquisition de compétences au fur et à mesure des expériences
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