Assistance administrative

  Gerzat (63)      Budget : plus de 20 000 €      Publié le 13/03/26

Administratif - Finance     

Description de la mission

Bonjour,
Nous sommes à la recherche d'une assistance administrative pour notre société.
Basée sur Gerzat (63), notre société est un bureau d’études fluides spécialisé en études de bâtiments.
Voici les missions attendues :
A. MISSIONS COURANTES
GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE
L’assistant(e) administratif(ve) :
➢assurera la gestion et le classement des documents administratifs
➢maintiendra et améliorera l’arborescence documentaire de l’entreprise
➢assurera la gestion du standard téléphonique (si présence)
➢suivra les commandes de fournitures
➢assurera le suivi administratif de FluiDome et de la SCI détenant les locaux
➢maintiendra la gestion des accès et mots de passe
➢mettra à jour les tableaux de bord administratifs.
➢assurera la mise à jour des plateformes administratives (AWS, ACTRADIS…).
FACTURATION ET ADMINISTRATIF FINANCIER
L’assistant(e) administratif(ve) :
➢préparera et émettra les factures via le logiciel de comptabilité SAGE 50
➢déposera les factures sur Chorus Pro
➢préparera les pièces nécessaires pour la comptabilité
➢assurera le suivi et le paiement des factures fournisseurs
➢organisera et classera les notes de frais
➢effectuera la saisie des indemnités kilométriques de la direction.
SUPPORT COMMERCIAL ET APPELS D’OFFRES
L’assistant(e) administratif(ve) :
➢préparera la partie administrative des dossiers de candidature
➢générera et mettra à jour les références projets
➢participera à la préparation administrative des dossiers de concours
➢mettra en forme les devis
➢participera à la relecture et à la mise en forme des mémoires techniques.
GESTION DES DOSSIERS TECHNIQUES
L’assistant(e) administratif(ve) :
➢créera et organisera les dossiers projets selon le standard définit
➢mettra en forme les comptes rendus de chantier
➢rédigera ou mettra en forme certains comptes rendus de réunions
➢préparera certains supports de présentation.
COMMUNICATION ET IMAGE DE L’ENTREPRISE
L’assistant(e) administratif(ve) :
➢mettra à jour le site internet (GOOGLE SITES)
➢participera à la valorisation des références projets (communication LinkedIn, …)
DOSSIERS REGLEMENTAIRES ET QUALIFICATIONS
L’assistant(e) administratif(ve) :
➢participera à la préparation et à la mise à jour des dossiers de qualification OPQIBI
➢préparera les informations nécessaires aux assurances (répartition CA, …)

B. MISSIONS D'AMELIORATIONS
AUTOMATISER CERTAINS PROCESSUS DOCUMENTAIRES
➢création de modèles standardisés de devis
➢création de modèles de comptes rendus de chantier.
AMELIORER L’ORGANISATION DOCUMENTAIRE
➢optimisation de l’arborescence serveur
➢structuration des dossiers projets et concours.
METTRE EN PLACE DE CERTAINES ACTIONS D’AMELIORATION ADMINISTRATIVES
➢rédiger des conditions générales de ventes (CGV)
UTILISER DES OUTILS D’IA OU D’AUTOMATISATION
➢automatisation de la mise en forme de documents (références, …)
➢génération de synthèses (tableau de bords, analyse)
➢amélioration des modèles de mémoire technique.
➢génération automatique des références projets
➢automatisation du tri et classement des factures
➢génération automatique de certains documents administratifs notamment des documents de concours

Le travail pourra être réalisé :
➢principalement à distance
➢avec une présence ponctuelle au bureau si nécessaire et/ou souhaité.

La charge de travail est estimée à environ 10 à 15 heures par semaine.

La mission nécessitera une bonne réactivité et disponibilité, certaines consultations pouvant être reçues avec des délais courts (par exemple une consultation transmise par un architecte le mercredi pour un rendu le vendredi).

PROFIL RECHERCHE:
Nous rechercherons ainsi un profil disposant de :
➢une maîtrise des outils bureautiques
➢une bonne capacité d’organisation documentaire
➢une aisance avec les outils numériques.
Seront particulièrement appréciées :
➢une expérience avec Chorus Pro
➢une expérience avec AWS / ACTRADIS
➢une expérience avec SAGE 50
➢un intérêt pour les outils d’automatisation et d’IA.
➢une expérience administrative dans un bureau d’études, cabinet d’ingénierie, architecture ou BTP
➢une bonne connaissance des appels d’offres publics
➢Une bonne autonomie dans l’organisation du travail et une capacité à être force de proposition pour améliorer les outils et méthodes administratives

Pensez-vous pouvoir répondre à notre besoin ?

Restant à votre disposition,

Cordialement,

Antoine FERRANDON.