Office manager /workplace manager

  Paris (75)      Budget : plus de 20 000 €      Publié le 22/10/24

Administratif - Finance     

Description de la mission

Worplace Management

Une mission d’Office Manager /Workplace Manager - Mission de 1 an de mi-novembre 2024 idéalement à fin décembre 2025.
4 jours/semaine dont 3 en présentiel (jours off ou TT possible : mercredi et/ou vendredi)
Journées de 8 heures
Paris 2e

• Veiller à ce que nos employés et nos clients reçoivent un service de haute qualité,
• Superviser toutes les opérations internes du bureau avec le gestionnaire du lieu de travail, en veillant à bon fonctionnement au quotidien,
• Choisir les prestataires avec le responsable du lieu de travail conformément à notre BCorp certification et les besoins internes,
• Maintenir une communication régulière et négocier avec les prestataires de services responsables de l'entretien du bureau (nettoyage, ascenseurs, alarmes) et des commodités (café, etc.),
• Superviser les réceptionnistes, y compris la gestion du courrier postal, des livraisons et contrôle des badges d'accès à nos locaux.
• Maintenir une communication régulière et négocier avec les prestataires de services responsables de l'entretien du bureau (nettoyage, ascenseurs, alarmes) et des commodités (café, etc.),
• Superviser les réceptionnistes, y compris la gestion du courrier postal, des livraisons et contrôle des badges d'accès à nos locaux.

Gestion des sous-locations
• Gérer nos partenariats et relations avec les courtiers,
• Gérer les contrats des sous-locataires en fonction du chiffre d'affaires,
• Veiller à ce que leurs conditions de travail soient bonnes et répondent à leurs besoins,
• Coordonner les modifications à apporter aux espaces ouverts selon les budgets et les conditions du contrat signé

Santé et sécurité
• Superviser les activités des fournisseurs externes pour assurer le respect des réglementations en matière d'hygiène et de sécurité.
• Être responsable de la sûreté et de la sécurité physique du bureau et espaces sous-loués.
• Conformité réglementaire : Respect des normes de sécurité (incendie, accessibilité, etc.), de santé au travail et des obligations légales relatives à la gestion des locaux.

Gestion des processus
• Évaluer nos outils et équipements existants en adéquation avec notre certification B-Corp,
• Veiller à ce que toute la documentation soit constamment mise à jour et archivée,
• coordination avec le responsable informatique et sécurité
• Veiller à ce que nos processus internes soient compris et respectés par toutes les personnes clés des parties prenantes,

Entretenir les relations avec les propriétaires,
• Gérer le budget du lieu de travail en collaboration avec l'équipe financière et proposer les ajustements nécessaires,
• Gérer les aspects administratifs de tous les contrats de location en cours.

Gestion d'événements
• Planifier et exécuter des événements et des activités internes pour favoriser la cohésion de l'équipe et engagement en coordination avec la direction du bureau et la réception.

L’OM devra coordonner & manager l’équipe Workplace (office, ménage, IT, accueil…), optimiser, structurer en mode projet avec une roadmap et faire monter en compétence les juniors.

Profil
Un profil polyvalent, expérimenté et confirmé, aimant manager et coordonner des équipes, agile et adaptable + très bonne communication.