Assistant(e) de gestion - administratif(ve)
Bègles (33) Budget : 2 000 à 5 000 € Publié le 14/04/23
Description de la mission
Secteur :
Paysage et urbanisme
Description de l’entreprise :
Agence de paysage, d’architecture et d’urbanisme située à Bordeaux, Paris et Toulon, l’agence SIGNES recherche un(e) assistant(e) de gestion - administratif(ve) en tant que freelance pour une activité à temps partiel (organisation à discuter).
Description des missions :
1) Suivi des affaires :
-Mise en place et suivi de la facturation des affaires (création, validation, émission des factures)
-Mise à jour sur le logiciel Everwin GX (en fonction des facturations, règlements, avenants aux précédents contrats, nouveaux contrats,...)
-Suivi des révisions, suivi des modifications de marché, enregistrements des avenants et marchés subséquents
-Dépôt des factures (sur Chorus, Ediflex ou envoi direct)
-Relance des règlements
2) Gestion et comptabilité :
-Mise à jour du tableau des dépenses
-Mise à jour du tableau des facturations
-Archivage des factures et des pièces comptables
-Préparation des pièces pour l’expert-comptable (et envoi chaque mois)
-Préparation des ordres de virement
3) RH :
-Mise à jour du tableau « Variables de salaires » ( <=> congés et maladie) + gestion des tickets resto + gestion des plannings des salariés + congés + arrêts maladie (déclaration et suivi du règlement des IJSS)
-Envoi du tableau à l’entreprise externe de gestion RH (en fin de mois)
-Vérification et archivage des bulletins de salaire + préparation des virements des salaires
-Traitement des notes de frais + préparation des virements
-Déclarations sociales en lien avec l’expert-comptable et gestion des rendez-vous de la médecine du travail et de la prévoyance Humanis
-Gestion de l’agenda de l’équipe
Qualités requises :
Rigueur, capacité d’organisation, polyvalence et dynamisme.
Tâches évolutives concernant les appels d’offres (entraînant un accroissement du temps de travail) : Veille des annonces, Recherche de partenaires, Prise de contact pour la constitution des équipes, Etablissement et suivi des dossiers de candidature, Assistance au dépôt dématérialisé, Relecture des dossiers techniques
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