Office manager Responsable pédagogique Gestion formation

Références

Depuis septembre 2023, j’interviens en freelance comme Office Manager et Gestionnaire formation auprès d’organismes de formation et de structures en croissance.

Formations – gestion opérationnelle
- Suivi administratif des stagiaires : inscriptions, convocations, feuilles d’émargement, attestations.
- Organisation logistique : planification des sessions, réservation de salles, coordination avec les formateurs.
- Préparation au passage de l'audit Qualiopi : préparation des documents, vérification des procédures, archivage des preuves.
- Relation avec les financeurs : OPCO, CPF, devis, conventions, facturation.
- Support pédagogique : mise à disposition des supports, questionnaires de satisfaction, suivi des évaluations.

Formations – structuration et amélioration continue
- Mise en place et optimisation d’outils digitaux (Digiforma, Notion, automatisations).
- Structuration et formalisation des processus Qualiopi.
- Suivi des indicateurs de performance et de qualité.
- Contribution au développement commercial : prospection, suivi de prospects, newsletters.
- Amélioration continue des pratiques et outils.

Office Management

Gestion financière
- Suivi des factures et paiements.
- Contrôle des dépenses.
- Mise en place de comptabilité analytique.
- Création de reçus fiscaux.

Ressources humaines
- Support au recrutement.
- Gestion des dossiers du personnel.
- Onboarding des nouveaux collaborateurs.

Optimisation et projets
- Mise en place et amélioration d’outils de gestion.
- Automatisation des tâches administratives.
- Gestion de projets : organisation d’événements, coordination de travaux ou aménagements.
- Suivi des prestataires et fournisseurs.

Expérience : co-fondatrice de l’École des Office Managers

En tant que co-fondatrice, j’ai assuré la conception, la structuration et la gestion de l’établissement :
- Mise en place de la structure administrative et des processus internes.
- Recrutement, suivi et accompagnement des candidats et étudiants.
- Suivi pédagogique et administratif (inscriptions, progression, alternance).
- Coordination des intervenants pédagogiques et communication régulière avec les étudiants.

Obtention et maintien de la certification Qualiopi.
- Gestion des obligations réglementaires et qualité.
- Animation de communautés éducatives et organisation de webinaires (notamment avec France Travail).
- Recrutement et suivi des intervenants pour garantir la qualité des enseignements.
- Conception de programme pédagogique et coordination des équipes à distance.

Expérience antérieure

Avant de me lancer dans l’entrepreneuriat et le freelancing, j’ai travaillé 8 ans dans le département IT d’un grand groupe comme Business Analyste, Chef de projet et Responsable Qualité, avec des missions de gestion de projets, d’analyse de processus et d’amélioration continue.

Etudes

Graduate RPMS - Responsable Petites et Moyennes Structures - Comptalia - 2023
-> Développement des techniques et connaissances pour gérer et organiser les activités d'une entreprise dans ses dimensions humaine, commerciale, production et financière.

Master Information et communication multimédia - Université de Grenoble - 2012
-> Gestion d'un projet multimédia, analyse de l'information, stratégie et plan de communication