Office manager
Paris (75) Budget : 10 000 à 20 000 € Publié le 17/01/23
Description de la mission
Glowee est une startup qui développe un système de lumière biologique utilisant la lumière émise par certains micro-organismes bioluminescents, pour instaurer cette lumière naturelle comme alternative à la lumière artificielle dans le paysage de demain.
L’équipe de Glowee, installée entre le Genopole d’Evry et Paris, est composée de 20 passionnés venant du design au business en passant par les biotechnologies.
Pour en savoir plus sur nous : www.glowee.com
Notre page Instagram : http://www.instagram.com/weloveglowee/?hl=fr
Descriptif du poste :
Pour remplacer Morgane, nous recherchons un(e) office manager pour assister la fondatrice pour une mission en freelance à Paris. L’office manager sera sollicité.e sur des questions de comptabilité, de services généraux, de ressources humaines et d’événementiel.
Rythme : 3 jours par semaine sur 3 mois à partir de mars 2023. (home office + présentiel quelques jours par mois).
Voici le détail des missions :
Comptabilité :
- Règlement des factures fournisseurs, création des BDC et factures clients.
- Recensement, archivage et transmission des éléments comptables chaque mois au cabinet d’expert-comptable.
- Analyse de l’activité (par typologie) et de la trésorerie dans le budget 2023.
- Recensement et intégration des dépenses liées aux subventions.
- Clôture comptable si besoin.
Gestion administrative :
- Gestion des professionnels et des administrations relatifs au bon déroulement.
- Archivage des documents.
Office :
- Gestion et réponse aux emails de la boite contact - dispatch à l'équipe.
- Constitution de bases de données, notamment pour les demandes entrantes.
- Piloter les contrats liés au bureau : ménage, bailleur, électricité, voiture, informatiques … etc.
- Ouvrir, trier, scanner et ranger le courrier à Evry.
- Coordination des besoins informatiques
- Coordination des transports/hôtels des collaborateurs en déplacement.
RH :
- Onboarding/ offboarding (si besoin)
- Gestion RH au quotidien
- Clôture de la paie via Payfit
Evènementiel / business :
- Venir en soutien auprès de l'équipe sales pour l'évènementiel : gestion de projet, logistique, présence sur certains évènements clients.
Communication interne / happiness :
- Organisation et animation d'évènements internes pour l'équipe.
- Petites attentions au quotidien.
- Veiller au bien-être des collaborateurs.
Profil recherché :
- Vous êtes organisé.e et savez vous adapter aux différentes missions du poste.
- Vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité des informations qui vous sont confiées.
- Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs.
- Vous êtes fiable et doté.e d'une intelligence émotionnelle.
- Vous avez au moins 5 ans d'expérience sur les missions proposées.
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