Assistante administrative

  Couëron (44)      Budget : 2 000 à 5 000 €      Publié le 24/05/25

Administratif - Finance     

Description de la mission

Fiche de poste assistante administrative (3 jours/semaine… +/-20h semaine) :

- Accueil téléphonique
- Courrier entrant (à dépouiller et dispatcher aux chargés d’affaires, ou direction ou maintenance ou comptabilité… +/-400 factures par mois)
- Facturation clients : suivant les ordres de facturation et avancements de travaux des chargés d’affaires
- Déplacements : Train et/ou avion du personnel + voiture de location en gare ou aérogare….Suivant demande écrite des Chargés d’affaires
- Gestion des contrats intérim (au retour de signature des Chargés d’affaires, scanner les contrats + envoi un exemplaire au courrier + maj registre personnel)
- Gestion du parc automobile (prise de Rdv pour entretiens/révision de la vingtaine de véhicule + scanner les rapports dans gestion des véhicules)
- Garant des marchés signés dans chaque affaire : scanner chaque marché (signé Ventelis puis signé des deux parties) dans chaque affaire
- Gestion des fournitures de bureau : gérer les stocks et appro des fournitures
- Note de frais : contrôle et pointage des frais sur la plateforme MOONCARD
- Gestion des formations : prévoir et anticiper les renouvellements de formation Caces, Habilitation électrique et prise de Rdv + suivi sur le portail e-Gestion
- Gestion sous-traitance : s’assurer des documents administratifs de nos sous-traitants régulièrement