Assistante de direction / Administrative/ Office Manager

En quelques mots

J'accompagne les dirigeants d'entreprise TPE-PME et les professions libérales dans la gestion quotidienne de leurs activités qui sont bien trop souvent perturbées par des tâches administratives chronophages, ou qui ne sont pas dans leurs domaines d’expertise (les nouvelles technologies, l'informatique, la communication...).
Concentrez-vous sur l’essentiel : le développement de votre activité.

Disponibilités : 3 demi-journées/semaine à distance ou en présentiel (Toulouse Sud).

💻 Basée à Toulouse, je travaille à distance et sur site, avec une approche sur mesure, flexible et orientée résultats.

Je prends en charge la gestion de vos tâches administratives du quotidien, pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Gestion administrative et RH :
* Audit et diagnostic de l’organisation administrative.
* Mise en place et optimisation d’outils de gestion administrative.
* Création de tableaux de bord personnalisés.
* Accompagnement à la structuration administrative d’entreprise.
* Suivi des contrats (clients, fournisseurs, partenaires).
* Gestion des relations fournisseurs et étude de changement de prestataires.
* Suivi des échéances administratives et rappels importants.
* Pré-comptabilité : collecte, contrôle, validation et organisation des pièces comptables.
* Rédaction et mise en œuvre de procédure, mise en forme de document, relecture, reporting, suivi des commissionnements.
* Suivi qualité et réglementaire.
* Concevoir et actualiser les fiches de poste
* Suivi des recrutements, absences, congés, formations.
* Création, suivi et mise à jour des dossiers salariés.
* Gestion des entrées et sorties du personnel (onboarding / offboarding).
* Création livret d’accueil.
* Gestion administrative des formations (inscriptions, dossiers, suivi).
* Mise à jour des tableaux de bord RH.
* Interface administrative avec les organismes (mutuelle, prévoyance, etc.)

Gestion commerciale :
* Création des nouveaux dossiers clients dans les différents outils.
* Établissement et suivi des devis, bon de commandes et/ou factures.
* Gestion des stocks et inventaires.
* Suivi des règlements, relance des impayés et préparation des dossiers en recouvrement.

Gestion de la communication :
* Marketing, carte de visite, flyer, plaquette commerciale, suivi de la documentation commerciale.
* Création et envoi d'emailings.
* Organisation d’événements d’entreprise.
* Mise à jour et animation de site internet, rédaction de contenu web.
* Création et animation de pages professionnelles sur les réseaux sociaux.
* Communication interne.

Gestion des solutions informatiques :
* Conception et actualisation des outils de pilotage / tableaux de bord.
* Qualification de fichiers (mise à jour des bases de données.
* Utilisation des outils bureautique et accompagnement sur des besoins plus techniques.
* Aide aux paramétrages de logiciels.
* Etude au changement des logiciels métiers.
* Assistance au déploiement des logiciels métiers Prodevis, ACD, Tiime, Dext, Welyb et MEG.
* Suivi du parc, du réseau, des besoins techniques et 1er niveau d’helpdesk.

🔐 Confidentialité et professionnalisme garantis
Les données clients, les documents comptables ou les dossiers RH sont sensibles.
Une assistante indépendante travaille dans un cadre strict de confidentialité et de respect des engagements, avec une déontologie professionnelle forte.

En résumé, faire appel à une assistante administrative indépendante c’est :
* Réalisez des économies, sans compromis sur la qualité.
* Un service flexible sur mesure adapté à vos attentes.
* Un partenaire de confiance.
* Pas de charges sociales.
* Paiement à la mission ou à l’heure, selon vos besoins réels.

Tarif journalier adapté à chaque mission en fonction du volume horaire et de la durée.