Chargé.e d'administration et de finances

  Paris (75)      Budget : 1 000 à 2 000 €      Publié le 17/03/25

Administratif - Finance     

Description de la mission

MISSIONS PRINCIPALES
• Assurer le suivi administratif, juridique et financier des activités du CAP- Centre des Arts de la Parole, association et organisme de conseil et formation
Assurer des tâches administratives diverses des deux structures
Assurer le secrétariat pédagogique des formations données par le CAP.


SUIVI FINANCIER
Il ou elle participe et assure le suivi et à l'élaboration du budget de la structure
Il ou elle est référent de l’ensemble des procédures administratives, financières et juridiques concernant l’activité de conseil et de formation :
facturation client
contractualisation : client, prestataires, formateurs
règlement et suivi des prestataires
Il ou elle coordonne et assure les virements pour le règlements des prestataires du CAP
Il ou elle assure la mise à jour et le suivi du budget et du tableau de trésorerie
En étroite collaboration avec la responsable développement, il ou elle assure le reporting financier au directeur de la structure et anime les outils de gestion
En étroite collaboration avec le cabinet comptable de la structure, il ou elle fait suivre les éléments comptables (contrats, factures) en vue de la préparation des bilans annuels et du suivi comptable.

SUIVI ADMINISTRATIF :
Il ou elle s’assure de la conformité et de la mise à jour des documents et process de la structure :
Convocation des Assemblées générales
Compte-rendus
Mise à jour des documents légaux, en lien avec le cabinet comptable de la structure
Il ou elle gère les courriers de la structure et archive les éléments indispensables au fonctionnement
Il ou elle répond aux sollicitations courriers des organismes dont dépend la structure (organismes sociaux, fiscaux …)
Il ou elle coordonne et planifie les abonnements nécessaires au fonctionnement de l’activité (assurance …)
Il ou elle gère les fournitures, matériels bureautiques et informatiques ainsi que l’archivage de tous les documents indispensables au fonctionnement de l’activité de formation, notamment dans le cadre des process Qualiopi

SECRETARIAT PEDAGOGIQUE DE FORMATION
1. Gestion administrative des formations
Planification des sessions de formation en fonction des parcours de formation vendus à nos clients.
Gestion administratives des stagiaires selon le référentiel Qualiopi (convocations, questionnaires de positionnement…)
Préparation et envoi des supports de formation, feuilles de présence et attestations de participation.
Suivi administratif des formations (conventions, demandes de financement, etc.).
2. Coordination logistique et coordination du « pôle formateur ».
Organisation logistique des sessions : réservation de salles au besoin, vérification de la fiche technique et matériel, accueil…
Coordination des formateurs et de leur calendrier d’intervention pour le Centre des Arts de la parole.
Préparation des feuilles de route et réservation des trains, hôtels et taxi
Préparation des ressources pédagogiques nécessaires : feuilles d’exercices, plan de cours, documents pédagogiques nécessaire sur le lieu de la formation.
3. Suivi et reporting
Enregistrement des données de formation dans les outils mis à disposition.
Reporting régulier sur la réalisation des formations, le suivi des évaluations et le budget.
Participation à l’évaluation des formations et au recueil des feedbacks.
4. Veille et respect des obligations légales
Veille sur les dispositifs de formation professionnelle.
Conformité des formations avec les obligations légales et notamment avec le référentiel Qualiopi.


Durée de la mission suivi administratif et financier : prestation 1 jr/semaine
Valorisation de la mission : selon expérience.
Précision : pour le bon fonctionnement de l’organisme de formation, les missions de secrétariat pédagogique sont valorisées à 250 € par module de formation pour 10 stagiaires en moyenne. Il s’agit de missions « en plus » de la journée hebdomadaire consacrée au suivi administratif et financier. Ces missions donneront lieu à un décompte mensuel et seront facturées par le prestataire à l’issue de la formation donnée par le CAP.