Assistance administrative

  Fontainebleau (77)      Budget : plus de 20 000 €      Publié le 14/06/23

Administratif - Finance     

Description de la mission

L'INSEAD rassemble des personnes, des cultures et des idées du monde entier pour former des leaders qui transforment les entreprises et la société. En tant qu'école à mission, l'INSEAD se concentre sur trois valeurs : ouverture, rigueur et esprit d'entreprise. Fondée sur un engagement en faveur de l'innovation dans l'enseignement du management, l'INSEAD a été la première école de commerce internationale, a introduit le premier MBA d'un an, a été le pionnier de l'enseignement exécutif spécifique aux entreprises et a développé une structure unique de campus multi continentaux entièrement intégrés. Aujourd'hui, pas plus de 10% de la classe MBA entrante ne provient d'un seul pays - nous sommes véritablement l'école de commerce du monde.
Nous recherchons actuellement un assistant administratif (F/H) pour rejoindre notre équipe Campus Development sur notre campus de Fontainebleau. Il s'agit d'un contrat de 6 mois en temps partiel de 3 jours par semaine avec présence sur site. Télétrvail possible 1 jour.
Les principales tâches sont les suivantes :
• Administratif
• Rédaction des courriers en francais et en anglais
• Mise en forme de documents (Excel, Word, PowerPoint…)
• Classement et archivage documentaire papier/teams/onedrive
• Gestion des services généraux (fournitures, "pauses café"…)
• Gestion des badges visiteurs, accueil et accompagnement
• Suivi des notes de frais des membres de l'équipe
• Contacts téléphoniques avec les externes
• Prise de rendez-vous et réservation de salles

• Financier
• Création des fournisseurs
• Création et suivi des bons de commande
• Classification, enregistrement et suivi des factures

• Accompagnement Directrice Campus Développement
• Proposer et formaliser les procédures internes de fonctionnement
• Préparation des documents de présentation PPT

• Accompagnement Projet Managers
• Suivi de la mise à jour des tableaux de bord des opérations
• Suivi des obligations contractuelles non techniques des prestataires externes
• Accompagnement dans la préparation des dossiers techniques d'assurance
• Accompagnement des entreprises de travaux sur site si besoin
• Support/Aide pour les sujets de Communication pour la ECR One Insead page (photos, idées, aide à la rédaction…)
• Coordination des plannings d'occupation des locaux pour les travaux
Le candidat retenu doit avoir le profil suivant :
• Formation
• Expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire
• Formation initiale niveau min B+2
• Expérience dans le secteur du batiment

• Compétences personnelles
• Prise d'initiatives
• Esprit d'équipe
• Sens des responsabilités
• Bonne capacité à communiquer
• Rigueur, organisation
• Respect des délais, des priorités
• Confidentialité
• Dynamique, assuré, avenant
• Intérêt pour le milieu de la construction, polyvalent

• Compétences techniques
• Maitrise des outils informatiques (Pack Office : Excel/Outlook/Teams/Planner/Word, Baseware, Oracle, Power BI…)
• Maitrise de l'anglais et du francais
• Coopération en interne et vis à vis des entités externes
• Capacités de rédaction