Office Manager Indépendante

Références

Assistante manager du Managing Director & de 3 Commerciaux
OPENSTORAGE - Roissy-en-France (95) - Spécialiste en cartouches de sauvegarde
septembre 2006 - août 2017

Assistante Commerciale du Directeur des Ventes France et Responsables
grands comptes - Sté EMTEC (ex-BASF) - Levallois-Perret (92)
avril 1998 - juin 2006

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Gestion de l'Activité :
Interface entre le Manager et les Commerciaux
Gestion des réunions (organiser) et Assister aux réunions de travail
Filtrage des interlocuteurs du Manager et des Commerciaux
Préparation et présentation des dossiers pour le Manager
Collaborer - Seconder - Assister le Manager (tenue agenda, prise des RDV, planning,
organisation des déplacements en France et à l'étranger du Manager et des Commerciaux)
Mise en forme de divers documents (France / Allemagne) (Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers)
Analyse et gestion des demandes d'information externe et interne
Participation à des événements externes: Réunions à la maison mère Mainz KASTEL, soirée de fin d'année à la maison mère Mainz Kastel, visites clients et Fournisseurs - Déplacement sur les salons
Participation aux Formations - Certifications HP pour OPENSTORAGE FRANCE

Gestion Commerciale :
Suivi et Développement de l'Activité Commerciale: Offres Commerciales - Suivi de l'Evolution du marché d'OPENSTORAGE (nouveautés)

Gestion Administrative / Ressource Humaine :
Gestion des contrats et négociation des Tarifs: Téléphonie, Assurances, Poste, Banque, Loyer, Mutuelle,
Machine à café, Fontaine à eau, EDF, Contrat Internet
Assurer le suivi des informations écrites à l'arrivée et au départ (courrier, mail ) Gestion du courrier postal
Assurer l'accueil téléphonique, l'orientation des correspondants et la transmission des messages
Classement / Archivage: Organisation, Tenue et Gestion des Classeurs
Gestion administrative du personnel
Organisation et suivi des dossiers du personnel, Gestion du temps de travail, des absences et des congés
Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ

Gestion comptable
Interface avec le service comptabilité: Relances règlements clients et Fournisseurs - Suivi des Impayés
Déclaration des Douanes mensuelle (DEB) / Copie France mensuelle DEE Annuelle (Eco Participation)
Gestion des Notes de frais

Gestion des Ventes :
Interface avec les Clients soit par téléphone ou mail pour transmettre les informations nécessaires
Réception des commandes -Traitement des Commandes - Suivi - Délai de Livraison
Prise de RDV clients ou autres Interlocuteurs
Organisation des activités: Planifications des prestations (Destruction de Tapes - Intervention sur site,
Enlèvement de marchandises )
Gestion des Appels d'offres (Marchés Publics - Marchés Interne aux sociétés)

Gestion des Achats :
Gestion des stocks produits / Fourniture / Matériel Bureau /Stock Consignation
Interface avec les Fournisseurs (France et Angleterre) et la maison mère Allemande à Mainz Kastel -
Traitement des commandes - Suivi - Gestion du Stock produits (Approvisionnement) - Négociation de prix, délai de livraisons-
Entretien des relations partenariales (HP, ORACLE )
Réalisation de Reporting CA Client / Fournisseur / Produits vendu

Gestion Logistique :
Gestion et Participation aux Inventaires: Comptage et Vérification du stock produits à l'entrepôt et du stock fourniture de bureau
Logistique: Délai de livraisons, Traitement Litiges (résolution - solution - suivi) - Organisation de transports: prise de RDV pour les livraisons chez les clients - preuve de Livraison)
Mise à jours des dossiers clients / Fournisseurs - Exploiter ces données

Etudes

* BTS Assistante Manager
* Certification Chef d'entreprise en Management et Ressources Humaines