Anne-Laure S.
Assistante polyvalente bilingue Anglais
Paris (75) 450 €/jour Expérience : 10 ans et + Répond en 4h
Assistant administratif Communication digitale Conception rédaction Correction Relecture Traduction anglais-français
En quelques mots
J’occupe depuis 15 ans, un rôle de support et de chef de projet dans divers secteurs d'activités et entreprises de toutes tailles. Mes interventions au sein des emplois occupés s’apparentent à celle d'un couteau suisse.
J’ai à coeur de relever tous les défis qui me sont présentés et suis très dévouée à ce que je fais, j’ai le sens du service et la sensation du travail accompli me procure une grande satisfaction.
"A l’impossible, nul n’est tenu" et considérant l’optimisme comme MA seconde nature je fais toujours preuve de créativité pour trouver des solutions et crois fermement en les vertus de l’amélioration continue comme facteurs clés de succès et de réussite.
Ma communication est efficace : tant interpersonnelle qu'orale et écrite, mon orthographe est impeccable.
Je sais écouter et dispose de bonnes capacités d'analyse et de synthè... suis discrète, humble et confiante, concentrée et déterminée.
Je suis multitâche et sais hiérarchiser les tâches en veillant à distinguer l’urgent de l’... ne dirais par que je suis perfectionniste néanmoins, j’ai des attentes très élevées en ce qui concerne le travail que je dois fournir.
Pragmatique, lucide et très méthodique, j’ai à coeur de décomposer de façon logique l’ensemble des étapes concourant au résultat escompté.
D’un naturel pédagogue, je saurai vous accompagner et vous partager les meilleures pratiques, notamment par le biais de super outils tels Trello pour la création de tableaux de bord et leur gestion ainsi que la mise à disposition de fiches de procédures.
Mon entourage dit de moi que je suis généreuse, patiente, bienveillante et « Ceinture noire en résolution de problèmes ».
Références
** Février à Mai 2023 : Assistante Juridique et Chef de Projet - Direction Juridique Corporate M&A | Covivio, Paris **
● Assistanat classique
- Accueil téléphonique,
- Traitement du courrier,
- Traitement des factures (enregistrement de la nature de la dépense et de son affectation dans un fichier de suivi, création de bons de commande dans SAP),
- Préparation et organisation des réunions (convocations et réservation de salles),
- Rédaction de documents (courriers, présentations, compte-rendu de réunion, création et mise à jour d’organigrammes...),
- Organisation des déplacements : réservations d'hôtels, billets de train et d'avion,
- Classement, gestion des archives (papier et électronique sur la GED),
- Participation aux chantiers transverses de l’équipe,
- Participation à la réalisation de formalités légales,
- Suivi des honoraires d’avocats,
- Participation au suivi du budget de l’équipe,
- Assistance de l’équipe pour la mise en forme de documents (Word, PowerPoint, Excel),
- Rédaction de fiches de procédures internes spécifiques au Service
● Chefferie de projet dans le cadre de l’implémentation d’un outil digital permettant l’approbation des comptes
- Analyse de la solution digitale externe proposée,
- Aide à la rédaction du cahier des charges détaillant le processus spécifique d’approbation des comptes de Covivio,
- Aide à la rédaction du Mémo destiné au Comité de Direction permettant la validation technique et financière du Projet,
- Etablissement d’un rétro-planning,
- Chargement des données dans l’outil
- Recettage et tests
- Organisation de réunions avec le prestataire de la solution ainsi qu’avec les différentes parties prenantes internes chez Covivio (DSI, Conformité, Comptabilité, Direction Juridique),
- Rédaction de comptes rendus,
- Rédaction d’un post-mortem
** Janvier 2020 à Octobre 2022 : Assistante administrative principale | DXC Technology, La Défense **
● Business Operations - EMEA Insurance Software Organization
- Soutien à la gestion des opérations de la Service line Insurance au sein de la région EMEA Publication, surveillance et maintien de rapports (KPIs : ressources, turn-over, utilisation et facturabilité),
- Préparation des revues mensuelles de performance,
- Aide à la préparation du budget,
- Aide à la préparation des plans de recrutement,
- Aide à la préparation de séminaires internes (cadence trimestrielle),
- Soutien et actrice directe des activités d'amélioration continue et de développement de l'organisation,
- Liaison avec les PMO des comptes pour l'analyse, le suivi financier, la gestion des ressources/capacités, la gestion de l’exécution des plans de projets, la gestion du pipeline, la gestion des projets, l'administration de Sharepoint et les activités administratives connexes,
- Communication interne
● Resource Management et Ressources Humaines
- Consolidation des besoins des comptes (internes et externes),
- Préparation des fiches de postes,
- Suivi des demandes de recrutement avec l’équipe d’acquisition des talents,
- Maintien de l’alignement des données structurelles (Centre de coûts, organisation business),
- Consolidation des besoins de formation et organisation de sessions
● Gestion des fournisseurs et sous-traitants
- Création de demandes de commandes, gestion/approbation des factures, aide à la régularisation des comptes en fin de mois,
- Veille au respect des politiques d’achat
- Coordination avec l’équipe Supply Chain et Juridique (référencement de nouveaux fournisseurs, négociation de contrats),
- Gestion de projets internes (Obtention de certification ISO-27001 et HDS),
- Développement de processus simplifiés pour assurer une communication succincte des performances et des initiatives de l'entreprise
** Aout 2017 à Décembre 2019 : Coordinatrice Polyvalente | Mezo, Pantin **
Domaines d’intervention divers : organisation stratégique, gestion comptable et administrative, échanges commerciaux, gestion de projets
● Gestion comptable
- Transmission des éléments comptables au cabinet d’expertise comptable,
- Reporting, gestion des notes de frais, édition de devis, suivi des encaissements et rapprochement bancaire,
- Gestion de la facturation clients,
- Gestion administrative et Ressources Humaines : gestion des entrées et sorties du personnel, organisation des visites médicales
● Gestion de projets
- Analyse des besoins et rédaction de cahiers des charges,
- Gestion des ressources et planification du projet en lien avec les pôles Création et Technique,
- Supervision des projets durant leurs phases de développement successives, - Suivi de production, tests et recette
● Services généraux et logistique
- Suivi des parcs informatique et électronique,
- Établissement des besoins en matériels électroniques et fournitures diverses
** Mars à Août 2017 : Office Manager | Onepark, Paris **
● Gestion comptable
- Transmission des factures au cabinet d’expertise comptable, - Établissement du cash report,
- Gestion des notes de frais,
- Suivi des encaissements,
- Gestion de la facturation partenaires
● Services généraux et logistique
- Suivi des parcs informatique et électronique,
- Établissement des besoins en matériels électroniques et fournitures diverses
● Gestion administrative et Relations Humaines
- Intégration des nouveaux salariés,
- Aide à la préparation des contrats de travail, - Gestion des entrées et sorties,
- Organisation des visites médicales
● Communication / Événementiel
Organisation et gestion des événements externes (salons) et internes
** Février 2015 à Septembre 2016 : MOE - Chef de projet voyages | VINCI Energies GSS, Saint-Denis **
- Déploiement de la nouvelle plateforme de réservations de voyages professionnels : élaboration de la Politique voyages de l’entreprise, paramétrage technique et chargement des données (manuel et grâce à l’interfaçage automatique de données),
- Coordination avec la DSI (Administrateur local et formations à l’utilisation de l’outil,
- Interface avec la Cellule Voyages VINCI en charge de l’analyse des anomalies rencontrées,
- Reporting
- Formations à l’outil pour 30 entreprises situées en France et partage des bonnes pratiques
** Novembre à Décembre 2014 : Assistante de Direction | PHB Collections, Paris **
Rôle d’interface interne : direction, comptabilité, production, commercial, bureau d’études,
- Assistanat classique,
- Suivi des tableaux de bord d’activité (tableaux de productivité, de rentabilité), - Soutien opérationnel et commercial : suivi des commandes et gestion de l’export
** Janvier 2012 à Octobre 2014 : Coordinatrice Visas & Immigration | Team Relocations, Gennevilliers **
- Mise en place des procédures d’immigration pour les collaborateurs expatriés en zones : Afrique, Asie du Sud-Est la Communauté des États Indépendants,
- Création et constitution des demandes de permis de travail,
- Envoi des dossiers aux filiales,
- Soumission des demandes de visas auprès des autorités consulaires
** Octobre à Décembre 2011 : Assistante de la Direction des Ressources Humaines | UNESCO, Paris **
- Publication de vacances de postes,
- Rédaction de fiches de poste en Anglais,
- Pre-screening et pre-sélection de candidats,
- Convocation des candidats aux épreuves d’évaluation et entretiens individuels,
- Publication de nominations des candidats,
- Archivage des postes pourvus
** Mars à Septembre 2011 : Assistante de Direction | Service Pénitentiaire d’Insertion et de Probation Nouméa, Nouvelle-Calédonie **
- Assistanat classique,
- Gestion et suivi du budget
Etudes
2023 : obtention des certifications IcPO Product Owner et IcSM Scrum Master
2010 : Licence LEA Anglais - Espagnol option Affaires et Commerce
2009 : DEUG LEA Anglais - Espagnol option Affaires et Commerce
2007 : Baccalauréat Littéraire option Anglais renforcé
