Office manager, communication, evenementiel
Paris (75) Budget : moins de 500 € Publié le 01/10/25
Description de la mission
Pour une association de dirigeants
Vient des US – existe depuis 40 ans
120 membres en tout
L’entité France est la 4e branche en Europe
10 events / an
Networking et events pro
Missions long terme, 10-15h / semaine
38-40€/heure selon profil
En lien avec le board de l’association :
Suivi des adhésions :
• Gestion de tous les membres
• Suivi des non-membres après les événements et les conférences pour encourager l'adhésion
• Appeler les membres existants lorsqu'ils doivent renouveler leur adhésion pour les encourager à le faire
• S'assurer que les profils soient mis à jour sur le site web et sur l'annuaire
• Créer un pack de bienvenue pour les nouveaux membres et l’envoyer par email ou par la poste
• Mensuellement, envoyer le fichier de données de l'entité France aux Etats-Unis
Suivi des parrainages :
• Suivi de toutes les pistes obtenues sur le web, lors d'événements ou de conférences
• Établissement des factures de parrainage pour les nouveaux et les anciens clients
• Mise en place de nouveaux sponsors sur le site web
• Veiller à ce que les coordonnées et le profil des sponsors soient mis à jour
• Ajouter les actualités des sponsors sur le site web
Suivi des finances (à déterminer avec le trésorier) :
• Gestion et recouvrement des créances et des factures impayées par email et par téléphone
• Opérations bancaires sur les chèques / Traitement des paiements par carte de crédit
Suivi des événements :
• Coordination de l’organisation des événements proposés par le sous-comité des événements (8 évènements par ans environ) ;
• Pour chaque évènement, mise à jour du site web avec le sujet, le lieu et les biographies ainsi que les photos des intervenants
• Promotion des événements via des annonces régulières par email
• Gestion des réservations via le site web
• Présence aux événements les deux premières heures (à Paris) une fois par mois
Suivi des réunions du bureau (une fois par mois pendant 2 heures) :
• Trouver et organiser le lieu des réunions mensuelles du bureau
• Établir l'ordre du jour
• Rédiger le procès-verbal
• Suivi des points d'action
Connaissances et compétences
• Anglais courant
• Bonnes compétences en gestion et en informatique
• Excellentes compétences en matière de planification et d'organisation
• Capacité à gérer un nombre important de priorités de natures très variées
• Vous êtes autonome et confiant, capable de travailler de manière indépendante, de gérer votre temps de travail et d'être proactif
• Bonnes compétences en communication
• Capacité à travailler avec des personnes de tous niveaux de séniorité
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