Directrice de projets / production événementiel

Références

1/Pilotage projet:
• Pilotage du rétro-planning global pour s’assurer du plan de l’avancement des différents sujets auprès des Chefs de projet.
• Encadrement/coordination du ou des Chefs de projet.
• Organisation des comités de pilotage
• Présence aux comités de pilotage et orientation client
• Diffusion de l’information à l’ensemble de l'équipe et veille à une communication optimale entre chaque intervenant sur le dossier.
• Gestion du suivi du budget global avec les équipes de production et les Chefs de projet et participation aux négociations budgétaires avec le client.
• Gestion vue d’ensemble sur le projet en s’assurant de la bonne prise en compte des
attendus clients.
• Définition de l’action des différents Chefs de projet sur l’exploitation.

Le jour de l’exploitation:
> Accompagnement client
> Relai des informations importantes auprès de l’équipe
> Gestion des imprévus
• Coordination du débrief avec le client.
• Assurer la bonne clôture du dossier (logistique, financière et comptable)

2/ Production
Organisation générale du projet :
• Création d'un calendrier d’échéance,
• Organisation et participation aux repérages,
• Établissement des documents de production (feuille de service, plannings, liste de
contacts, roadbook, etc…),
• Échange régulièrement sur l’avancement de tous les aspects du projet avec la direction de production,
• Collecte des éléments nécessaires à la constitution des dossiers de prévention, de
déclaration en préfecture, etc…,
• Contribution à la définition et à la rédaction des cahiers des charges
Coordination des équipes :
• Définition et coordination de l’équipe opérationnelle (préparation, exploitation) en étroite
collaboration avec la direction de production,
• Contribution à la sélection et à la négociation avec les fournisseurs/prestataires,
• Organisation des réunions d’équipe, élaboration de compte-rendu,
• Suivi de l’avancement du projet avec chaque prestataire,
• Assure l’organisation logistique des équipes : transport, hébergement etc.
Aspects administratifs et financiers :
• Contribution et participation aux études de faisabilité, et aux études et suivi financier,
• Assure au quotidien de la plupart des tâches administratives du projet
Phase d’exploitation opérationnelle
• Présence sur le terrain, respect du planning,
• Suivi de la gestion logistique des équipes et prestataires
• Coordination des prestataires en lien avec la direction technique, les régisseurs terrain et la direction de production,
• Gestion des stocks de fourniture et matériel.
Phase post-opérationnelle
• Participation au bilan post-opération, à la finalisation post-opérationnelle administrative et financière.

Etudes

Scolaire:
- Master 1 : Communication événementielle
- Licence : Communication
- BTS Communication des entreprises

Professionel:
- Professional english training : TOIEC
- Certification: Eco-concevoir un événement & Cheffe de projet digital