Orléans (45) 400 €/jour Expérience : 7-9 ans
Assistant administratif CRM Formation Conformité Qualiopi Digiforma CPF/EDOF Facturation et suivi Gestion des ressources Dendreo OPCO Financements publics Optimisation des process
En quelques mots
✨ L’efficacité administrative au service de la pédagogie ✨
Je suis Valentine, consultante administrative spécialisée dans l’accompagnement des organismes de formation (OPAC).
Centres de formation, CFA et formateurs indépendants : je vous aide à structurer, sécuriser et optimiser votre organisation afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel → la pédagogie et la réussite de vos apprenants.
🪄 Accompagnement opérationnel – gestion administrative de la formation
Gestion administrative des actions de formation
Suivi des parcours stagiaires et des financements (OPCO, CPF)
Planification des sessions, gestion des ressources et des intervenants
Assistance à l’ingénierie pédagogique (création et mise en forme des supports)
Coordination avec les parties prenantes : formateurs, financeurs, clients, apprenants
Suivi post-formation : certifications, évaluations de satisfaction
Facturation, conventions et suivi administratif et financier
👉 Pilotage stratégique & structuration des organismes
Obtention du NDA
Audit administratif, sécurisation des pratiques
Déclaration BPF
Qualité & conformité Qualiopi (veille réglementaire, amélioration continue)
Digitalisation des outils (CRM formation, LMS, outils de gestion)
Formation et coaching des équipes vers plus d’autonomie
🌟 Mes points forts
Gestion administrative complète, conforme et sécurisée
Approche structurée, flexible et orientée résultats
Accompagnement humain, collaboratif et pédagogique
Références
🎓 UNIVERSITÉ D’ORLÉANS
Responsable de planification & des services enseignants
📅 2024 – 2025
🗂 Planification & organisation
Élaboration du planning de 65 parcours de formation, dans le respect des maquettes pédagogiques, des ressources disponibles et de la cohérence pédagogique
Suivi quotidien : ajustements de planning, réservations ponctuelles
👩🏫 Gestion du personnel enseignant
Supervision et suivi des services enseignants
Contrôle et suivi des dossiers de recrutement des intervenants
Suivi des éléments de carrière : mutations, retraites, temps partiel, recrutements
💻 Gestion des données
Contrôle de la bascule des données entre logiciels
Saisies ponctuelles et vérification de la fiabilité des informations
🤝 Management
Supervision des missions
Veille à la cohérence et à la cohésion de l’équipe
🚛 CENTRE DE FORMATION TRANSPORT & LOGISTIQUE
Assistante de formation
📅 2023
📑 Gestion administrative
Accueil, orientation et information des publics (présentiel, téléphone, e-mail)
Gestion et suivi des dossiers spécifiques au transport et à la logistique
💰 Financement & facturation
Suivi des dossiers de financement et de rémunération
Facturation des formations et gestion des relances
🤝 Relations partenaires
Coordination avec les sous-traitants et organismes publics
Gestion des marchés régionaux : transmission des données, facturation, clôtures et soldes
🧠 CABINET CONSEIL & FORMATION RH / MANAGEMENT
Assistante RH & Formation
📅 2022
📋 Administration & suivi
Suivi administratif des missions de conseil et de formation
Facturation, suivi des paiements et relances
✅ Qualité & RH
Référente qualité interne : mise en œuvre et contrôle de conformité
Suivi des congés et journées de récupération des consultants
Gestion des tableaux de paie et saisie des éléments variables
🎓 UNIVERSITÉ PARIS CITÉ
Assistante de formation continue
📅 2018 – 2022
📚 Gestion des formations
Gestion des parcours de formation pour 11 équipes pédagogiques (14 diplômes)
Création des supports de travail et bases de données associées
Gestion administrative des Diplômes Universitaires de Psychologie
🗓 Organisation & examens
Organisation des sessions et coordination avec les intervenants
Préparation des examens, transmission des résultats et édition des diplômes
👥 Suivi RH & accompagnement
Déclaration des heures d’enseignement
Accompagnement des intervenants dans leur parcours de recrutement
💡 Développement de l’offre
Analyse des attentes du public
Accompagnement à la conception des formations
Participation à la création de supports de communication promotionnels
🌍 HEWLETT-PACKARD – Dublin (Irlande)
Responsable des formations
📅 2015 – 2016
🗣 Poste exercé intégralement en anglais
🎯 Pilotage & ingénierie pédagogique
Création et gestion complète du poste
Formation de 7 équipes (40 agents)
Encadrement d’une équipe d’assistants (back-up)
🚀 Intégration & performance
Pilotage de l’intégration de 48 nouvelles recrues
Conception des supports de formation et évaluation des compétences
Mise en place de suivis personnalisés et plans d’apprentissage
Etudes
🎓 Master Sociologie & Anthropologie
Politiques culturelles et migrations
📍 Université Paris Diderot
📅 2018
🎓 Diplôme d’État d’Éducateur Spécialisé (DEES)
📍 EFPP
📅 2013
Recommandations
J'ai beaucoup apprécié travailler avec Valentine qui a été source de propositions et d'organisation pour que je puisse me consacrer à mon coeur de métier. Elle a apporté de la fluidité dans les process. Sa bonne humeur et sa personnalité positive ont été un appui supplémentaire.
