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ouvert

Paris (75) Budget : 500 à 1 000 € Publié le 12/04/24

Description de la mission

Exventys conçoit, fait réaliser et revend des produits techniques pour l'industrie ferroviaire, le machinisme agricole et la manutention des produits pulvérulents. Les produits sont essentiellement à base de caoutchouc ou de plastique. www.exventys.com et archimedys.fr
L'entreprise compte 3 salariés et a réalisé en 2023 1,8 M€ de CA. La vocation de l'entreprise est d'être force de proposition. Notre mission est de créer de la valeur chez nos clients par l'innovation et le service.
La réussite d'Exventys repose sur sa fiabilité, sa ténacité, sa réactivité, sa capacité créatrice. Grâce à ces valeurs, Exventys a la confiance de grands comptes tels qu'Alstom, Saint-Gobain, Pellenc.
Les ventes sont principalement en Europe et commencent à s'étendre dans le monde entier grâce à l'activité Archimedys dédiée à la manutention de produits en vrac.
La qualité totale est au centre du bon fonctionnement de l'entreprise et nécessite l'engagement de chacun.
Pour structurer l'entreprise et permettre son développement, Exventys recherche une personne de confiance pour l'administration des ventes.
Les attendus sont :
1. Traitement des commandes :
• Recevoir, valider et traiter les commandes clients.
• Préparer les commandes fournisseur, les envoyer après validation.
• Assurer le suivi des commandes de la prise de commande à la livraison, incluant le suivi du délai fournisseur.
• Coordonner la logistique pour garantir la disponibilité des produits et assurer la livraison, en coordonnant les actions des différentes équipes locales dans les entreprises implantées dans différents pays.
2. Facturation et suivi des paiements :
• Établir les factures conformément aux commandes, bons de livraison et contrats.
• Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels (les litiges sont gérés en relation avec la direction).
• Suivre les paiements et relancer les clients en cas de retards.
3. Devis :
• Ouvrir les dossiers devis pour assurer un suivi des délais de réponse, avec pour objectif de répondre dans la semaine aux demandes complexes et dans la journée aux demandes de produits sur stock.
4. Gestion des contrats commerciaux :
• Participer à la négociation des termes des contrats avec les clients.
• S'assurer de la conformité des contrats et en assurer le suivi.
5. Relations clients :
• Être le point de contact principal pour les questions administratives et les requêtes des clients.
• Fournir un support efficace pour résoudre les problèmes liés aux commandes.
• Enregistrer les nouveaux contacts dans la base de données, tenir à jour le fichier des échanges, alimenter et actualiser la base de données clients et prospects lors de la réception de mails de demande de prix, classer et archiver les dossiers et les documents.
• Toute l’entreprise est numérisée, et les informations sont partagées en temps réel. Ouvrir les dossiers de remarques ou réclamations clients ou fournisseur, actions d’amélioration, tous dossiers du système de gestion de la qualité SMQ.
6. Reporting et analyse :
• Utiliser les indicateurs de ventes et d'achat comme outil de pilotage.
• Analyser les données pour identifier des opportunités d'amélioration. L’administration des ventes est un des maillons de la qualité totale. L'objectif est de n'avoir aucun retard et aucune réclamation.
7. Collaboration interne :
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes commerciales, logistiques et financières.
• Assurer une communication fluide entre les différents acteurs internes et externes de l’entreprise.
8. Gestion des stocks :
• Collaborer avec le service logistique pour maintenir des niveaux de stock adéquats.
• Mettre à jour régulièrement les informations sur les niveaux de stock.
9. Optimisation des processus :
• Identifier des opportunités d'optimisation des processus administratifs.
• Mettre en place des améliorations pour accroître l'efficacité opérationnelle.
10. Missions annexes :
• La charge de travail de l’administration de vente est très variable, avec des pics d’activité en fin de mois. Durant les périodes à faible charge, une mission de prospection via internet ou de recherche de contacts peut être demandée. Il peut également s’agir de toute mission annexe au rôle de secrétariat commercial, support commercial à la vente, soutien aux commerciaux, comme l’envoi d’échantillons, de documentations.
11. Compétences requises :
• Sens pratique et rigueur.
• Compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Capacité à prioriser.
• Forte polyvalence.
• Bonnes connaissances des outils informatiques, notamment des principes de fonctionnement des logiciels de gestion commerciale. Connaissance nécessaire des processus administratifs liés aux ventes.
• Connaissance de l’anglais, toute autre langue est un plus.
• Capacité à travailler sous tension des demandes clients et à respecter les délais. Les délais sont définis par l’entreprise avant confirmation au client de façon à éviter toute source de stress lié à la gestion opérationnelle. En cas de difficultés, solliciter l’assistance de la direction.
• Formation à prévoir.
• Pas de déplacements à prévoir, hormis ponctuellement pour rencontrer des fournisseurs et entretenir les relations. La fréquence est de l’ordre de 3 fois par an maximum.
• Poste basé à Paris intramuros durant la formation horaires à convenir.