Assistante de Direction / Office Manager

Références

Eight Advisory : Suivi budgétaire : aide à la définition du budget global de la
DSI, suivi du budget, reforecast, préparations de
présentations
Suivi des contrats : faire le suivi dans Abraxio, notamment
alerter en amont des périodes de résiliation
Suivi commandes : passer les commandes, réception,
vérification, comptabilisation et stockage des factures dans
Abraxio, relation avec les fournisseurs et la compta
Documentation/KM : interface avec les équipes de chaque
ligne de service pour tous les outils KM et bases de données

Groupe V. : Gestion des déplacements en France et à l’étranger
(réservation de billets de train ou d’avion, hôtels, restaurants)
Gestion administrative et financière
Administration générale (suivi des contrats prestataires)
Suivi de trésorerie, organisation des pièces comptables
permettant la saisie comptable mensuelle (externalisée)
Suivi et traitement des données de facturation (réalisation
des factures, suivi des règlements)
Gestion des fournisseurs (traitement des bons de
commandes et des mises en paiement)
Permanents : contrôle et transmission des variables de paies,
suivi des contrats et avenants, gestion des notes de frais et
affiliation mutuelle/prévoyance
Édition et suivi des paies intermittents (de la DPAE au
contrat via le logiciel Movinmotion)

Bouygues Energies et Services :
Tri, distribution et envoi de courriers/coursiers/plis/colis en
France
Travaux de reprographie : impressions, scans, reliures
Organisation des calls/réunions/déjeuners : réservation de
salles, commandes de plateaux repas, fournitures
Organisation des événements sur le site (jusqu’à 300
personnes)
Suivi et coordination des nouvelles demandes de travaux
sur le site
Classement, archivage, destruction de documents/dossiers

LISI AEROSPACE :
Gestion des agendas et des carnets d'adresses des 6
directeurs
Gestion des déplacements en France et à l’étranger
(réservation de billets de train ou d’avion via l’agence de
voyages, hôtels, restaurants, formulaire ESTA…)
Mise en forme et relecture de documents, préparation de
supports PowerPoint
Organisation des calls/réunions/déjeuners : réservation de
salles, commandes de plateaux repas, fournitures
Secrétariat juridique (gestion des contrats et archivage)
Organisation des réunions et de séminaires en France
Création des supports de présentation et de
communication
Classement, archivage, destruction de documents/dossiers

Etudes

Formation SST : 2024
TOEIC 780 : 2013
BTS COMMUNICATION 2012
BAC L : 2008