Assistante Polyvalente

Références

L. Aydostian Architecte – Gestionnaire d’appels d’offres & optimisation administrative

Optimisation stratégique et gestion des appels d’offres en distanciel pour une agence spécialisée en marchés publics.

Résultats clés :
~ Gestion de 8 à 10 dossiers d’appels d’offres par mois, garantissant un flux constant d’opportunités.
~ Réduction du temps de préparation d’un dossier de 5 heures en moyenne, grâce aux automatisations et à l’intelligence artificielle.
~ Taux de réussite actuel des appels d’offres : 50% (1 gagné / 1 perdu), en attente de plus de données pour affiner ce taux.

Missions :
¤ Analyse approfondie des dossiers de consultation → Identification des exigences clés et élaboration de stratégies de réponse alignées aux attentes des maîtres d’ouvrage.
¤ Coordination avec les co-traitants et partenaires → Vérification rigoureuse des documents, sécurisation de la conformité des candidatures.
¤ Rédaction et structuration des mémoires techniques → Valorisation de l’expertise et mise en avant des atouts différenciants.
¤ Suivi rigoureux des échéances et optimisation des soumissions → Anticipation et dépôt des candidatures 2 à 3 jours avant la date limite, garantissant une marge pour corrections.
¤ Digitalisation des process → Utilisation de Notion et Trello pour optimiser le suivi des marchés et fluidifier la gestion administrative.
¤ Veille proactive sur les opportunités → Identification et analyse des appels d’offres les plus pertinents pour l’agence.

Impact : Une gestion optimisée des appels d’offres, garantissant une meilleure structuration des candidatures et une anticipation des exigences des marchés publics.
―――――――――――――――――――――――――――――――――――
EGREEN – Gestion de la facturation client

Mise en place d’un système de facturation structuré et amélioration du suivi financier de l’entreprise.

Résultats clés :
~ Traitement et remise en ordre de plus de 2 000 factures, garantissant une meilleure gestion comptable.
~ Réorganisation et mise en conformité d’un fichier client de plus de 5 000 contacts, améliorant le suivi et la relance.
~ Gestion et édition de plus de 5 000 factures, avec optimisation des paiements et rapprochements bancaires.

Missions :
¤ Audit et remise en ordre des projets → Analyse des données et consolidation des informations pour identifier les facturations en attente.
¤ Gestion et optimisation de la facturation → Émission des factures, suivi des paiements et relances des impayés.
¤ Contrôle et conformité comptable → Vérification des écarts, rapprochements entre factures et paiements pour sécuriser les flux financiers.
¤ Élaboration d’un bilan financier et administratif → Consolidation des fichiers clients et mise en place d’un reporting structuré.

Impact : Un système de facturation fluide et structuré, optimisant les paiements et garantissant un suivi précis des finances de l’entreprise.
―――――――――――――――――――――――――――――――――――
DossierFacile – Opératrice de validation

Analyse et validation des dossiers locatifs pour garantir leur conformité.

Résultats clés :
~ Traitement de 250 dossiers locatifs par jour, garantissant un processus rapide et efficace.
~ Taux de conformité optimisé : 56% des dossiers acceptés, respectant les standards de qualité (objectif : 50%).

Missions :
¤ Vérification et validation des pièces justificatives → Contrôle rigoureux des documents pour assurer leur conformité.
¤ Détection des incohérences et gestion des fraudes → Analyse approfondie pour repérer les anomalies et sécuriser les dossiers.
¤ Interaction avec les utilisateurs → Accompagnement des candidats et assistance en cas de documents incorrects ou manquants.

Impact : Une validation plus rapide et plus fiable des dossiers locatifs, garantissant une meilleure conformité réglementaire.
―――――――――――――――――――――――――――――――――――
Amis Traiteur – Assistante de direction & gestion administrative

Mission de redressement administratif et financier dans un contexte de désorganisation avancée.

Résultats clés :
~ Récupération de 98% des impayés, assurant une meilleure stabilité financière.
~ Clôture accélérée des bilans comptables 2022 et 2023 en seulement 3 mois, après plus d’un an de retard.
~ Optimisation de la gestion administrative, supprimant plus d’un an d’accumulation de documents en attente.

Missions :
¤ Réorganisation des documents comptables & facturation → Structuration des flux financiers et relance des impayés.
¤ Mise en conformité administrative → Gestion et suivi des appels d’offres et marchés publics.
¤ Développement de la communication et image de marque → Création d’un book professionnel et gestion des réseaux sociaux.

Impact : Un redressement administratif et financier réussi, garantissant une meilleure gestion et une organisation pérenne.
―――――――――――――――――――――――――――――――――――
Cabinet d’architecture ARCHIZ – Assistante de direction & gestionnaire administrative

Réorganisation et gestion complète du cabinet après un an sans assistante, structuration des process et optimisation des performances.


Résultats clés :
~ Gestion de 6 appels d’offres par mois, garantissant une participation régulière aux marchés publics.
~ Optimisation des processus administratifs et automatisation, permettant un gain de 2 à 3 heures par semaine.
~ Suivi de plus de 100 situations de paiement par mois, assurant un reporting financier précis.
~ Récupération de 70% des impayés et réduction du délai de paiement de 30 jours à 15 jours, améliorant la trésorerie du cabinet.

Missions :
¤ Gestion des appels d’offres publics et privés → Constitution des dossiers, rédaction des mémoires techniques, dépôt des candidatures.
¤ Organisation administrative & optimisation des process → Gestion des courriers, classement des documents, suivi des plannings et organisation des réunions.
¤ Suivi financier et gestion des paiements → Facturation, suivi des situations et certificats de paiement.
¤ Références & conformité des dossiers → Préparation des documents pour les soumissions et mise en avant des expériences passées du cabinet.
¤ Gestion de projets annexes → Supervision de la rénovation du domicile personnel de l’architecte et d’une colocation de 6 personnes (suivi des travaux, rédaction des baux avec un avocat).

Impact : Une gestion optimisée du cabinet, garantissant une meilleure structuration des dossiers, une réduction des délais de paiement et un pilotage efficace des appels d’offres.

Etudes

Gestion des appels d’offres & structuration administrative | Apprentissage autodidacte & expérience terrain | 2023
• Expérience directe sur +200 dossiers d’appels d’offres, coordination avec architectes et entreprises

Gestion des Conflits & Communication Interpersonnelle | IKEA | 2022
• Compréhension des besoins
• Résolution de conflit
• Ecoute active