Assistante Administrative

Références

Cercle Magellan · CDI Cercle Magellan · CDD
févr. 2025 - aujourd’hui · 3 mois
Hybride

Gestion administrative :

- Organisation et gestion des documents et archives.
- Coordination des réunions et des événements internes.

Gestion des ressources humaines :

- Aide au Recrutement et intégration des nouveaux employés.
- Aide au suivi des formations et du développement professionnel.

Gestion des fournitures et équipements :

- Commande et gestion des fournitures de bureau.
- Maintenance des équipements et des infrastructures.
- Coordination avec les fournisseurs et les prestataires de services.

Support aux équipes :

- Assistance aux employés pour leurs besoins quotidiens.
- Gestion des communications internes.
- Résolution des problèmes logistiques et opérationnels.

Gestion financière :

- Aide au suivi des budgets et des dépenses.
- Préparation des factures et des paiements.
- Collaboration avec le service comptabilité. (saisie compta & rapprochement bancaire sur My Unisoft)

Amélioration des processus :

- Mise en place de nouvelles procédures pour améliorer l'efficacité.
- Proposition de solutions pour optimiser les opérations.
Gestion administrative :
- Organisation et gestion des documents et archives.
- Coordination des réunions et des événements internes.
Gestion des ressources humaines :
- Aide au Recrutement et intégration des nouveaux employés.
- Aide au suivi des formations et du développement professionnel.
Gestion des fournitures et équipements :
- Commande et gestion des fournitures de bureau.
- Maintenance des équipements et des infrastructures.
- Coordination avec les fournisseurs et les prestataires de services.
Support aux équipes : -
Assistance aux employés pour leurs besoins quotidiens.
- Gestion des communications internes.
- Résolution des problèmes logistiques et opérationnels.
Gestion financière :
- Aide au suivi des budgets et des dépenses.
- Préparation des factures et des paiements.
- Collaboration avec le service comptabilité. (saisie compta & rapprochement bancaire sur My Unisoft)
Amélioration des processus :
- Mise en place de nouvelles procédures pour améliorer l'efficacité.
- Proposition de solutions pour optimiser les opérations.

Oxya Origin -
1 an 3 mois1 an 3 mois
Ville de Paris, Île-de-France, France · · Hybride
Responsable administratif
CDI
déc. 2023 - févr. 2025 · 1 an 3 mois

• Mise en place de nouveaux process
• RH (poster les annonces, recruter, onboarder, offboarder les collaborateurs, valider les bulletins de salaire etc…)
• Comptabilité : Mise à jour de la facturation générale et d’un logiciel comptable. (Notes de frais inclues)
• Gestion des différentes boites mails
• Contact privilégié des différents services
• Gestion des agendas
• Mise en place des réunions virtuelles / physiques
• Organisation des voyages si besoin (train, hôtel etc…)
• Gestion des fournitures/ stocks (goodies)
• Assistanat personnel de la directrice
• Mise en place de nouveaux process
• RH (poster les annonces, recruter, onboarder, offboarder les collaborateurs, valider les bulletins de salaire etc…)
• Comptabilité : Mise à jour de la facturation générale et d’un logiciel comptable. (Notes de frais inclues)
• Gestion des différentes boites mails
• Contact privilégié des différents services
• Gestion des agendas
• Mise en place des réunions virtuelles / physiques
• Organisation des voyages si besoin (train, hôtel etc…)
• Gestion des fournitures/ stocks (goodies)
• Assistanat personnel de la directrice
Compétences : Administration · Espagnol · Amélioration continue

Assistant direction
Freelance
déc. 2023 - févr. 2024 · 3 mois

- Recrutement de nouveaux salariés (prospection, entretiens et compte rendu à la hiérarchie)
- Recherche de bureaux
- Mise à jour de quelques documents administratifs
- Assistanat personnel de la directrice
- Mailing
- Recrutement de nouveaux salariés (prospection, entretiens et compte rendu à la hiérarchie)
- Recherche de bureaux
- Mise à jour de quelques documents administratifs
- Assistanat personnel de la directrice
- Mailing


Directrice adjointe
Adagio Access Paris Reuilly · CDI- Adagio Access Paris Reuilly ·
avr. 2022 - mars 2024 · 2 ans
Ville de Paris, Île-de-France, France · Sur site
Accueil et prise en charge des clients (check-in, check-out et pendant leurs séjours)
Gestion du courrier
Recrutement des collaborateurs, formation, et suivi de leurs parcours
Mise en place et gestion du planning
Contrats, avenants aux contrats, primes, déclaration à l'URSAFF, ADP, vérification des titres de séjours.. etc...
Suivi débiteurs, éditions des factures & relances si besoin
Pointage des virements reçus & Rapprochement bancaire
Gestion des groupes (facturation, et communication avec les réservataires)
Gestion des impayés en relation avec le service comptable au siège
Communication entre tous les services du site (direction, réception, ménage, pdj, technique)
Mailing, archivage
Commande fournitures (que ce soit pour la réception, service technique, pdj, ou ménage si besoin)
Mise en place de process, notes de services
Réorganisation interne des bureaux
Organisation des réunions trimestrielles des équipes & comptes rendus
Communication régulière avec le siège, notamment avec la RM dédiée au site pour tout le côté pricing& objectifs à mettre en place pour les équipes pour atteindre les chiffres demandés.
Vérification de la caisse journalière et rapport comptable tous les dix jours au siège
Prise de rendez-vous avec les différents prestataires de service pour l'entretien de l'établissement (l'ascenseur, la climatisation, etc...) et mise en relation avec eux pour la partie comptable.
Gestion des litiges
Responsable RSE sur site avec mon directeur (mise en place des process, formation des équipes etc..)
Organisation d'évènements pour les clients & les collaborateurs (différents apéros à thème, bowling, etc...)
Mise en place d'un compte Instagram avec l'apprentie et d'une page Facebook.
Accueil et prise en charge des clients (check-in, check-out et pendant leurs séjours) Gestion du courrier
Recrutement des collaborateurs, formation, et suivi de leurs parcours
Mise en place et gestion du planning Contrats, avenants aux contrats, primes, déclaration à l'URSAFF, ADP, vérification des titres de séjours.. etc...
Suivi débiteurs, éditions des factures & relances si besoin
Pointage des virements reçus & Rapprochement bancaire
Gestion des groupes (facturation, et communication avec les réservataires)
Gestion des impayés en relation avec le service comptable au siège
Communication entre tous les services du site (direction, réception, ménage, pdj, technique)
Mailing, archivage
Commande fournitures (que ce soit pour la réception, service technique, pdj, ou ménage si besoin)
Mise en place de process, notes de services
Réorganisation interne des bureaux
Organisation des réunions trimestrielles des équipes & comptes rendus Communication régulière avec le siège, notamment avec la RM dédiée au site pour tout le côté pricing& objectifs à mettre en place pour les équipes pour atteindre les chiffres demandés.
Vérification de la caisse journalière et rapport comptable tous les dix jours au siège Prise de rendez-vous avec les différents prestataires de service pour l'entretien de l'établissement (l'ascenseur, la climatisation, etc...) et mise en relation avec eux pour la partie comptable.
Gestion des litiges Responsable RSE sur site avec mon directeur (mise en place des process, formation des équipes etc..)
Organisation d'évènements pour les clients & les collaborateurs (différents apéros à thème, bowling, etc...)
Mise en place d'un compte Instagram avec l'apprentie et d'une page Facebook.

Directrice adjointe
Adagio Paris Buttes Chaumont · CDI Adagio Paris Buttes Chaumont ·
nov. 2018 - avr. 2022 · 3 ans 6 mois
Ville de Paris, Île-de-France, France · Sur site

Accueil et prise en charge des clients (check-in, check-out et pendant leurs séjours)
Recrutement des collaborateurs, formation, et suivi de leurs parcours
Suivi débiteurs, éditions des factures & relances si besoin
Inter-communication entre tous les services (direction, réception, ménage, pdj, technique)
Mailing, archivage
Commande fournitures (que ce soit pour la réception, service technique, pdj, ou ménage si besoin)
Mise en place de process
Réorganisation interne des bureaux
Organisation des réunions trimestrielles des équipes & comptes rendus
Communication régulière avec le siège, notamment avec la RM dédiée au site pour tout le côté pricing& objectifs à mettre en place pour les équipes pour atteindre les chiffres demandés.
Vérification de la caisse journalière et rapport comptable tous les dix jours au siège
Prise de rendez-vous avec les différents prestataires de service pour l'entretien de l'établissement (l'ascenseur, la climatisation, etc...) et mise en relation avec eux pour la partie comptable.
Gestion du parking (facture mensuelle envoyée et relances effectuées auprès des clients)
Gestion des litiges
Accueil et prise en charge des clients (check-in, check-out et pendant leurs séjours) Recrutement des collaborateurs, formation, et suivi de leurs parcours
Suivi débiteurs, éditions des factures & relances si besoin
Inter-communication entre tous les services (direction, réception, ménage, pdj, technique)
Mailing, archivage
Commande fournitures (que ce soit pour la réception, service technique, pdj, ou ménage si besoin)
Mise en place de process
Réorganisation interne des bureaux
Organisation des réunions trimestrielles des équipes & comptes rendus Communication régulière avec le siège, notamment avec la RM dédiée au site pour tout le côté pricing& objectifs à mettre en place pour les équipes pour atteindre les chiffres demandés.
Vérification de la caisse journalière et rapport comptable tous les dix jours au siège Prise de rendez-vous avec les différents prestataires de service pour l'entretien de l'établissement (l'ascenseur, la climatisation, etc...) et mise en relation avec eux pour la partie comptable.
Gestion du parking (facture mensuelle envoyée et relances effectuées auprès des clients)
Gestion des litiges

Compétences : Amélioration continue

Logo de PREMIERE LOGE
Assistante administrative des ventes

PREMIERE LOGE · CDIPREMIERE LOGE · CDI
mars 2017 - août 2018 · 1 an 6 mois
Ville de Paris, Île-de-France, France · Sur site·
. facture de commission
. facture d'acompte
. facture de provision
. facture

- Participation à la mise en place d'une partie du nouveau logiciel

- Elaboration et organisation administrative des dossiers clients

- Collaboration Inter-Services : - Service commercial
- Service Administratif
- Direction

- Gestion de la relation client en France et à l'international
- Gestion, suivis et relances de la facturation clients (hotels & sociétés de productions) : .
facture de commission
. facture d'acompte
. facture de provision
. facture
- Participation à la mise en place d'une partie du nouveau logiciel
- Elaboration et organisation administrative des dossiers clients
- Collaboration
Inter-Services :
- Service commercial
- Service Administratif
- Direction
- Gestion de la relation client en France et à l'international
. facture de commission
. facture d'acompte .
facture de provision .
facture
- Participation à la mise en place d'une partie du nouveau logiciel
- Elaboration et organisation administrative des dossiers clients
- Collaboration
Inter-Services :
- Service commercial
- Service Administratif
- Direction
- Gestion de la relation client en France et à l'international
- Gestion, suivis et relances de la facturation clients (hotels & sociétés de productions) : . facture de commission . facture d'acompte . facture de provision .
facture
- Participation à la mise en place d'une partie du nouveau logiciel
- Elaboration et organisation administrative des dossiers clients
- Collaboration
Inter-Services :
- Service commercial
- Service Administratif
- Direction
- Gestion de la relation client en France et à l'international

Réceptionniste
The Ascott Limited · CDI The Ascott Limited ·
févr. 2014 - janv. 2017 · 3 ans
Ville de Paris, Île-de-France, France ·

-gérer les facturations des clients "longs séjours" avec une prise de contact avec leurs réservataires si besoin pour s'assurer du bon déroulement de leurs séjours.
- gestion des réservations groupes & individuelles.
-connaître et savoir accéder aux extranets et au channel manager. (comprendre les tarifs, les conditions de vente et d'annulation)
- s'occuper des factures débiteurs et des relances si besoin.
- accueil des groupes
- gestion des litiges & plaintes clients
-gérer les facturations des clients parkings (certains clients réservent des parkings à l'année).
-gestion & planning du travail de la journée des femmes de chambre.
-prise de commande de viennoiseries et jus de fruits pour les petits-déjeuners.
- formation des équipes
- mise en place d'un livret d'accueil pour les nouveaux arrivants dans l'équipe
-gérer les facturations des clients "longs séjours" avec une prise de contact avec leurs réservataires si besoin pour s'assurer du bon déroulement de leurs séjours. - gestion des réservations groupes & individuelles. -connaître et savoir accéder aux extranets et au channel manager. (comprendre les tarifs, les conditions de vente et d'annulation) - s'occuper des factures débiteurs et des relances si besoin. - accueil des groupes - gestion des litiges & plaintes clients -gérer les facturations des clients parkings (certains clients réservent des parkings à l'année). -gestion & planning du travail de la journée des femmes de chambre. -prise de commande de viennoiseries et jus de fruits pour les petits-déjeuners. - formation des équipes - mise en place d'un livret d'accueil pour les nouveaux arrivants dans l'équipe

Réceptionniste
Fraser Serviced Residences · CDI Fraser Serviced Residences
janv. 2013 - janv. 2014 · 1 an 1 mois
Londres et périphérie, Royaume-Uni · Sur site
Check-in, check-out en anglais, français & espagnol
-vérifier chaque réservation en arrivée ou en départ du jour, et du lendemain.
-gérer les no-shows
-gérer les overbookings quand il y en a lors des périodes de grande influence.
-gérer les facturations des clients "longs séjours" avec une prise de contact avec leurs réservataires si besoin pour s'assurer du bon déroulement de leurs séjours.
-préparation des groupes (rooming-list, facturation, et contact avec les réservataires)
-prise de réservation par téléphone& par email en anglais & en français.
-mailing (répondre à toute demande de clients et autre)
- archivage.
-connaître et savoir accéder aux extranets et au channel manager. (comprendre les tarifs, les conditions de vente et d'annulation)
- s'occuper des factures débiteurs et des relances si besoin.
-gérer l'attribution des chambres avant l'arrivée des clients en fonction des demandes particulières de la journée. (groupes, lit bébé, anniversaire de mariage, demande de balcon etc..)
-prendre contact avec le service technique en cas de besoin.
Check-in, check-out en anglais, français & espagnol
-vérifier chaque réservation en arrivée ou en départ du jour, et du lendemain.
-gérer les no-shows
-gérer les overbookings quand il y en a lors des périodes de grande influence.
-gérer les facturations des clients "longs séjours" avec une prise de contact avec leurs réservataires si besoin pour s'assurer du bon déroulement de leurs séjours.
-préparation des groupes (rooming-list, facturation, et contact avec les réservataires)
-prise de réservation par téléphone& par email en anglais & en français.
-mailing (répondre à toute demande de clients et autre)
- archivage.
-connaître et savoir accéder aux extranets et au channel manager. (comprendre les tarifs, les conditions de vente et d'annulation)
- s'occuper des factures débiteurs et des relances si besoin.
-gérer l'attribution des chambres avant l'arrivée des clients en fonction des demandes particulières de la journée. (groupes, lit bébé, anniversaire de mariage, demande de balcon etc..)
-prendre contact avec le service technique en cas de besoin.


Standardiste
KENSINGTON CLOSE HOTEL LIMITED · CDIKENSINGTON CLOSE HOTEL LIMITED · CDI
janv. 2012 - nov. 2012 · 11 mois
Londres et périphérie, Royaume-Uni
-gérer les appels téléphoniques internes et externes de l'hôtel en anglais.
-savoir à qui transférer les appels et les mails si besoin.
-mettre à jour les profils clients sur le PMS Protel.
-interagir entre l'équipe technique et l'équipe housekeeping avec le talkie en anglais. (prévenir l'équipe technique des problèmes qui pourraient subvenir dans les chambres ou dans l'établissement en général) et reporter chaque incident sur un tableau excel.
-être en contact avec l'équipe de réception en cas de besoin.(demande particulière d'un client par exemple)
-gérer les appels téléphoniques internes et externes de l'hôtel en anglais. -savoir à qui transférer les appels et les mails si besoin. -mettre à jour les profils clients sur le PMS Protel. -interagir entre l'équipe technique et l'équipe housekeeping avec le talkie en anglais. (prévenir l'équipe technique des problèmes qui pourraient subvenir dans les chambres ou dans l'établissement en général) et reporter chaque incident sur un tableau excel. -être en contact avec l'équipe de réception en cas de besoin.(demande particulière d'un client par exemple)

Agent de réservation
Novotel London Tower Bridge · CDI
avr. 2011 - nov. 2011 · 8 mois
Londres et périphérie, Royaume-Uni
Prendre les réservations individuelles, et envoyer les confirmations aux clients
• Veiller à apporter un service attentionné et personnalisé à la clientèle lors des demandes de réservations, modifications
• Optimiser les ventes et maximiser l'occupation et les revenus des chambres de l'hôtel en accord avec la politique Yield
• Suivre les dossiers en étroite collaboration avec tous les services concernés
• Effectuer les contrôles de journée
• Classer les documents (télécopies, mails, correspondances clients, archivage…)

Etudes

Faculté des Métiers Rennes

Contrat de Qualification Professionnel, RéceptionnisteContrat de Qualification Professionnel, Réceptionniste

sept. 2009 - juin 2010sept. 2009 - juin 2010

Lycée professionnel et technologique Jeanne d'Arc Rennes


Brevet de technicien supérieur (BTS), Gestion des services de tourisme et voyagesBrevet de technicien supérieur (BTS), Gestion des services de tourisme et voyages

sept. 2005 - juin 2008sept. 2005 - juin 2008
Lycée professionnel et technologique Jeanne d'Arc de Rennes


Baccalauréat sciences et technologies tertiaires, Administration et gestion de l''informatique / technologies de l''information Baccalauréat sciences et technologies tertiaires, Administration et gestion de l''informatique / technologies de l''information
sept. 2004 - juin 2005sept. 2004 - juin 2005